Papéis, papéis e, mais, papéis! De todo o lado nos chegam papéis: cartas, faturas, folhetos com publicidade, … Chegamos a um ponto que se não tivermos um sistema bem organizado, nos sentimos enterradas em papelada. Quando no início do ano, decidi avançar com o Desafio – Operação Destralhar!, sabia que o meu calcanhar de Aquiles seria a papelada. Em vez de ficar por uma arrumação superficial, decidi que tinha de criar um sistema e organizar a papelada cá de casa, de uma vez por todas!
Considero-me, minimamente, organizada e já tenha há bastante tempo alguns dossiers etiquetados e com os respetivos documentos. Mas, mesmo assim, a papelada é um problema antigo e para o qual nunca tinha criado uma solução que funcionasse realmente. A verdade é que na correria do dia-a-dia fui-me deixando “engolir” pela quantidade de papel que vai chegando à nossa caixa de correio. Quem nunca andou à procura de um qualquer papel importante que sabe que está algures por ali, mas que teima em não aparecer? Com o sistema que, entretanto, implementei tenho a certeza que não vai voltar a acontecer.
Como começar
Seguindo um pouco o conceito de organização da Marie Kondo (podes ver como organizei as gavetas à Marie Kondo aqui), segui vários passos para conseguir perceber o que tinha e como podia ficar organizado. Depois, avaliei o que era realmente necessário arquivar e o que podia ir para o lixo. De seguida, pensei em qual seria o melhor método para os guardar.
1º Reunir tudo num só local
Escolhi um fim de semana sem grandes planos e comecei por reunir todos os papéis espalhados pela casa: os que estavam no escritório, na sala, os dossiers de arquivo e juntei-os todos no chão da sala.
2º Avaliar
Depois, de tudo reunido, avaliei documento a documento a ação a tomar: se era necessário arquivar, se podia deitar para o lixo ou se precisava fazer algo com ele (uma conta por pagar, por exemplo).
3º Criar Categorias
A seguir, e depois de destruir todos os documentos que já não era necessário arquivar, criei categorias para os diferentes tipos de documentos que preciso guardar. Fiz também uma divisão entre arquivo ativo e arquivo morto, isto porque há documentos que quero guardar, mas que não são necessários ter à mão e que irão para a arrecadação.
Arquivo Ativo
- Documentos da Família
- Bancos
- Seguros
- Condomínio
- IRS
- Água, Gás, Eletricidade
- Diplomas e Certificados
- Garantias e Manuais
- Saúde
- Certidões e Escrituras
Arquivo Morto
- Férias
- Anteriores empregos
- Papelada da escola dos miúdos
- Exames e Análises antigos
- Arquivo de Memórias
4º Arquivar
Depois das categorias definidas e dos vários documentos divididos em cada uma, passamos ao arquivo. Optei por manter o arquivo ativo, em dossiers, onde já guardava documentação do IRS, bancos, seguros e condomínio (apenas retirei os documentos que já eram muito antigos). As novas categorias, optei arquivar em pastas de plástico, que etiquetei.
Para arquivar o arquivo morto, optei por comprar umas pastas mesmo com esse nome, bastante práticas, onde coloquei toda a papelada e etiquetei com a indicação do que contêm.
Tempo Necessário para ter documentos arquivados
Ao organizarmos a papelada é importante percebermos durante quanto tempo temos de guardar os documentos. Sabias que, por exemplo, só precisas de guardar durante 6 meses as faturas do gás, eletricidade, água ou comunicações? Vê, de seguida, os prazos.
Cinco Anos
Os comprovativos que mais tempo temos de arquivar são de os de pagamento de rendas ou de condomínio, tal como comprovativos de pagamento de uma empreitada feita num imóvel nosso.
Quatro Anos
As despesas inseridas no portal do E-Fatura e os comprovativo de pagamento do Imposto Único de Circulação devem ser conservados durante 4 anos.
Três Anos
Devemos guardar durante 3 anos as faturas de despesas com saúde em instituições públicas. Porquê 3 anos? Porque após 3 anos acaba o prazo para as instituições públicas poderem reclamar algum pagamento esquecido.
Dois Anos
Se, por outro lado, tens faturas de despesas com saúde em instituições privadas, estas só precisam de ser arquivadas durante 2 anos, visto que passados 2 anos acaba o prazo para as instituições privadas reclamarem algum pagamento não efetuado.
Neste prazo, estão também incluídos bens de consumo, como eletrodomésticos, televisões ou telemóveis, móveis e brinquedos. Juntam-se também reparações automóveis e despesas com profissionais liberais, como mecânicos ou advogados.
Um Ano
As faturas de serviços de pintores, eletricistas ou canalizadores devem ser guardados apenas por 1 ano.
Seis Meses
Seis meses é, como já tinha escrito acima, o prazo para conservarmos as faturas da água, gás, eletricidade, comunicações, tal como alimentação e alojamento, visto as dívidas relativas a estes serviços prescreverem passado esse prazo. No entanto, há que ter atenção: se estas despesas forem introduzidas no E-Fatura o prazo para a sua conservação já é de 4 anos.
Como manter a papelada “controlada”
A parte mais musculada e que requeria mais tempo estava feita, mas como conseguir manter a papelada controlada? Esta é uma pergunta importante porque como bem sabemos na vida corrida que temos rapidamente a organização de todos os documentos poderá descarrilar.
Assim, comecei por definir um local onde colocar os documentos assim que chegam cá a casa. Mas, antes disso, defini que assim que algo entra, é feita logo uma triagem. Se é publicidade, e nem sequer a vou ver, vai direta para o lixo. Se é uma conta para pagar, coloco logo na secretária do Hugo (o homem dos pagamentos😁). Outra papelada coloco na prateleira para isso destinada e todas as semanas vou ver o que lá está e qual a ação que é necessária ser tomada.
1º Definir local
Será mais fácil para todos em casa, se existir um local onde se colocam todos os documentos que chegam a casa. Seja uma carta, um folheto, um papel da escola, se existir uma caixa de entrada, todos sabem que os poderão procurar ali. No móvel de entrada da sala, coloquei uma prateleira de arquivo, onde coloco tudo o que trago da caixa de correio.
2º Triagem Imediata
Mas antes de colocar lá os documentos, faço logo uma triagem inicial. Folhetos que não me interessam vão logo para o lixo e contas para pagar vão logo para um local visível na secretaria. Se os miúdos recebem algum convite para uma festa vão logo para o meu Bullet Journal. Assim, evito que se acumulem tantos papéis pela casa, mas também facilita o meu trabalho quando os for arquivar.
3º Regularidade
Com a triagem inicial feita, defini que só preciso de verificar a prateleira de entrada ao fim de cada semana. E, assim, tem sido. Vou ver o que lá está e arquivo no sítio certo.
E tu, tens a tua papelada controlada e organizada? Qual o método que encontraste?
Até à próxima,
Irene
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